Treuhand und Buchhaltung

Belege, die ankommen, ohne dass Sie nachfragen.

Ein Treuhandbüro verliert seine Zeit selten bei der Buchung, sondern davor: beim Einsammeln von Belegen und Unterlagen. Wir bauen Websites, Portale und E-Mail, die diesen Weg kürzer machen, und betreiben sie auf eigenen Servern in der Schweiz und der EU.

Wo Zeit verloren geht

Belege kommen spät und unvollständig

EXPERTsuisse hat 2021 und 2022 Treuhandunternehmen und ihre Kundschaft befragt. Rund 46 Prozent der Kundschaft wickeln Finanzen und Buchhaltung danach hauptsächlich analog ab. Im Büro heisst das: Ordner, Couverts, Fotos im Mail und vor jedem Abschluss eine Runde Nachfragen, was noch fehlt.

Unterlagen reisen als gewöhnlicher Anhang

Lohnausweise, Steuerunterlagen und Bankauszüge gehen oft per E-Mail hin und her. In derselben Studie gaben 2021 noch 51 Prozent der Treuhandunternehmen an, kein Extranet zu nutzen. Was im Postfach liegt, ist schwer wiederzufinden und muss von Hand abgelegt werden. Dazu kommt die Verschwiegenheit: Wer geheime Personendaten vorsätzlich offenbart, die er im Beruf erfahren hat, wird seit dem revidierten Datenschutzgesetz auf Antrag mit Busse bis zu 250'000 Franken bestraft (Art. 62 DSG). Das gilt auch für Berufe, die nicht unter das Berufsgeheimnis von Art. 321 StGB fallen.

Stichtage ballen die Arbeit

Seit dem 1. Januar 2025 geht die Mehrwertsteuerabrechnung nur noch elektronisch über das Portal der ESTV (Art. 123 MWSTV). Der Weg vom Büro zur Steuerverwaltung ist damit digital. Der Weg vom Mandanten ins Büro ist es oft nicht, und die Lücke schliesst sich kurz vor dem Stichtag mit Telefonaten.

Was wir stattdessen bauen

Eine Website, deren Anfragen ankommen.

Ein Formular für neue Mandate, das nach Rechtsform, Umfang und Fristen fragt und im Adminbereich und in Ihrem Postfach landet. 6'000 Franken Festpreis, danach 300 Franken im Monat für Betrieb und Pflege. Ohne Cookie-Banner, weil die Besucherstatistik keine IP-Adresse speichert und kein Cookie setzt.

Ein Mandantenportal mit sicherer Anmeldung.

Ein Ort, an dem Mandanten Belege hochladen, sehen, was noch fehlt, und fertige Unterlagen abholen. Die Anmeldung läuft über EAuth, unsere Anmeldung für Anwendungen: mit Passkey oder Passwort, und auf Wunsch mit zweitem Faktor für alle. EAuth selbst kostet nichts und hat kein Nutzerlimit.

Geschäftliche E-Mail in der Schweiz.

EMX (Beta) auf Ihrer Domain, Nachrichten verschlüsselt in Genf gespeichert, gemeinsame Postfächer wie info@ ohne Zusatzlizenz, in Outlook, Apple Mail und auf dem Telefon. 4 Franken pro Postfach und Monat.

Einen langsamen Ablauf ersetzt.

Als Mandat: ein Ziel, ein Zeitraum, ein Preis und was am Ende messbar anders ist, auf einer Seite. Jede Woche bekommen Sie einen kurzen Stand mit Zahlen.

Was Sie von uns erwarten können

Datenstandort.: Gespeicherte Daten liegen auf unseren eigenen Servern bei europäischen Anbietern in der Schweiz, Deutschland, den Niederlanden und Frankreich. Die Ausnahmen stehen beim Namen auf unserer Seite Vertrauen. Die wichtigste: Benachrichtigungsmails, etwa die Meldung über eine neue Anfrage aus dem Kontaktformular, verschickt Resend, ein Dienst aus den USA, der sie dort speichert.
Vertrag.: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 9 DSG und Art. 28 DSGVO gehört zu unseren Rechtstexten. Er nennt jeden Unterauftragsverarbeiter mit Standort. Einen neuen kündigen wir bei Websites mindestens 14 Tage, bei EAuth 30 Tage vorher an.
Aufbewahrung.: Geschäftsbücher und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR). Elektronisch ist das zulässig, wenn Integrität und Zeitpunkt der Speicherung nachweisbar sind (Art. 9 GeBüV). EMX ist kein Archiv in diesem Sinn. Soll ein Portal Belege aufbewahren, schreiben wir diese Anforderungen vor dem Bau in die Offerte.
Export.: Konten, Postfächer, Texte, Bilder und Daten exportieren Sie jederzeit vollständig, ohne uns zu fragen.
Was fehlt.: Wir haben keine Zertifizierung nach ISO 27001 oder SOC 2 und keine unabhängige Sicherheitsprüfung.

Häufige Fragen

Liegen unsere Daten ausschliesslich in der Schweiz?

Nein. Wir speichern in der Schweiz und der EU. Bei EMX liegen die Nachrichten verschlüsselt in Genf, die Datenbank in Frankfurt mit Kopien in Nürnberg und Paris. Brauchen Sie einen reinen Schweizer Standort, sagen Sie es uns im ersten Gespräch, und wir sagen Ihnen, ob wir das leisten können.

Ersetzt das Portal unsere Buchhaltungssoftware?

Nein. Das Portal sammelt Belege und Unterlagen und gibt sie weiter. Gebucht wird weiter in der Software, die Sie heute nutzen.

Was kostet ein Mandantenportal?

Es gibt keinen Listenpreis, weil der Preis vom Ablauf abhängt, nicht von der Stunde. Sie bekommen eine Offerte auf einer Seite mit Ziel, Zeitraum und Preis. Diese Seite ist der Vertrag.

Taugt EMX für die zehnjährige Aufbewahrung?

Nein. EMX ist kein revisionssicheres Archiv für Geschäftsunterlagen. Für die Aufbewahrung brauchen Sie weiterhin ein Archiv, das die Geschäftsbücherverordnung erfüllt.

Erzählen Sie, welcher Ablauf Zeit kostet

Ein paar Sätze reichen. Innerhalb von zwei Werktagen antwortet Ihnen jemand aus dem Team, das ihn ersetzen würde. Schreiben Sie uns über elchi.dev/de/kontakt oder rufen Sie an: +41 58 513 63 11, werktags von 8 bis 18 Uhr.

Mit uns sprechen

+41 58 513 63 11 contact@elchi.dev

Quellen

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