Immobilienverwaltung

Schadenmeldungen, die vollständig ankommen.

Eine Verwaltung verliert Zeit mit Rückfragen: welche Wohnung, welcher Schaden, welcher Beleg. Wir bauen Websites, Portale und E-Mail, die die Angaben beim ersten Mal vollständig einholen, und betreiben sie auf eigenen Servern in der Schweiz und der EU.

Wo Zeit verloren geht

Schadenmeldungen ohne die nötigen Angaben

Ein Mieter ruft an oder schreibt eine kurze Mail: Die Heizung geht nicht. Es fehlen die Liegenschaft, die Wohnung, seit wann, und wann jemand zu Hause ist. Die Bewirtschafterin ruft zurück, erreicht niemanden, schreibt eine Mail und gibt den Auftrag erst danach an den Handwerker weiter. Jede Meldung braucht so mehrere Kontakte, bevor jemand repariert.

Bewerbungen auf Papier und im Postfach

Für eine freie Wohnung kommen Anmeldeformulare mit Lohnangaben und Betreibungsregisterauszug, auf Papier oder als PDF im Mail. Der EDÖB hält in seinem Merkblatt fest: Nach der Unterzeichnung des Mietvertrags sind die Formulare und Beilagen der übrigen Bewerberinnen und Bewerber zu vernichten, ausser es liegt ein besonderer Rechtfertigungsgrund vor. Zugriff sollen nur die Personen haben, die über die Vergabe entscheiden. Wer Unterlagen auf Papier, im Postfach und auf dem Laufwerk hat, löscht selten alles.

Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Wer Nebenkosten nach Abrechnung erhebt, muss sie mindestens einmal jährlich erstellen (Art. 4 VMWG), und Mieterinnen und Mieter dürfen auf Verlangen die Belege einsehen (Art. 257b OR). Jede solche Anfrage heisst heute: Ordner holen, kopieren, verschicken.

Was wir stattdessen bauen

Eine Website mit Schadenmeldung.

Ein Formular, das Liegenschaft, Wohnung, Art des Schadens, Dringlichkeit und Erreichbarkeit abfragt und im Adminbereich und in Ihrem Postfach landet. Freie Objekte, Texte und Bilder pflegen Sie selbst. 6'000 Franken Festpreis, danach 300 Franken im Monat.

Ein Mieterportal.

Als Mandat: Bewerbungen digital entgegennehmen, nur für die Personen sichtbar, die entscheiden, und nach der Vergabe löschen; Belege zur Nebenkostenabrechnung zum Einsehen bereitstellen. Die Anmeldung läuft über EAuth, mit Passkey oder Passwort und zweitem Faktor.

E-Mail für jede Liegenschaft.

EMX (Beta) mit gemeinsamen Postfächern, etwa pro Bewirtschafter oder für die Vermietung, ohne Zusatzlizenz, Nachrichten verschlüsselt in Genf gespeichert. 4 Franken pro Postfach und Monat.

Was Sie von uns erwarten können

Bewerbungsdaten.: Der EDÖB erlaubt Fragen, die für die Auswahl der Mieterschaft geeignet sind, etwa das Einkommen oder eine Kopie des Betreibungsregisterauszugs. Fragen nach Leasing-, Abzahlungs- oder Kleinkreditverträgen sind nicht zulässig. Ein Portal bauen wir so, dass es nur fragt, was erlaubt ist, und dass das Löschen nach der Vergabe ein Knopf ist statt einer Aufgabe.
Formvorschriften.: Eine Mietzinserhöhung muss auf einem vom Kanton genehmigten Formular mitgeteilt werden, sonst ist sie nichtig (Art. 269d OR). Ein Portal ändert daran nichts.
Datenstandort.: Gespeicherte Daten liegen auf unseren eigenen Servern bei europäischen Anbietern in der Schweiz, Deutschland, den Niederlanden und Frankreich. Benachrichtigungsmails, etwa über eine neue Schadenmeldung, verschickt Resend, ein Dienst aus den USA.
Vertrag und Export.: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 9 DSG gehört zu unseren Rechtstexten. Alle Daten exportieren Sie jederzeit vollständig, ohne uns zu fragen.
Was fehlt.: Keine Zertifizierung nach ISO 27001 oder SOC 2, keine unabhängige Sicherheitsprüfung.

Häufige Fragen

Ersetzt das Portal unsere Verwaltungssoftware?

Nein. Buchhaltung, Mietverträge und Abrechnungen bleiben in Ihrer Software. Das Portal nimmt Meldungen und Unterlagen entgegen und zeigt Belege. Wie die Daten zwischen beiden fliessen, klären wir vor der Offerte.

Dürfen wir Bewerbungen überhaupt online sammeln?

Ja, wenn Sie nur erfragen, was für die Auswahl geeignet ist, die Bewerberinnen und Bewerber wissen, wozu die Angaben dienen, und Sie die Unterlagen der Nicht-Berücksichtigten nach der Vergabe vernichten. So steht es im Merkblatt des EDÖB.

Können wir Mietzinserhöhungen über das Portal verschicken?

Die Mitteilung selbst nicht ohne das genehmigte Formular. Das Formular darf eine mechanisch nachgebildete Unterschrift tragen (Art. 269d Abs. 4 OR), aber es bleibt das vorgeschriebene Formular.

Was kostet ein Mieterportal?

Es gibt keinen Listenpreis. Sie bekommen eine Offerte auf einer Seite mit Ziel, Zeitraum, Preis und dem, was am Ende messbar anders ist. Diese Seite ist der Vertrag.

Erzählen Sie, welche Meldung am meisten Rückfragen erzeugt

Eine kurze Nachricht reicht. Innerhalb von zwei Werktagen antwortet Ihnen jemand aus dem Team, das die Lösung bauen würde. Schreiben Sie über elchi.dev/de/kontakt oder rufen Sie an: +41 58 513 63 11, werktags von 8 bis 18 Uhr.

Mit uns sprechen

+41 58 513 63 11 contact@elchi.dev

Quellen

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